Versiune de lucru, redactată pe baza unei analize a legislației române și europene. Textul trebuie verificat de un avocat înainte de a fi folosit; detaliile marcate „[de completat]” se completează de operatorul platformei.
Politica de confidențialitate
În vigoare de la 01/07/2026
Această politică explică ce date personale prelucrează platforma, în ce scop, cine le prelucrează și ce drepturi aveți, potrivit Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și Legii nr. 190/2018.
1. Cine răspunde de date
- Hub-ul (compania care închiriază unitatea, sau managerul ei) este OPERATORUL datelor chiriașilor, oaspeților, celor care cer oferte, proprietarilor și angajaților săi: el decide ce date colectează și de ce. Pentru exercitarea drepturilor legate de o ședere, o închiriere sau o ofertă, adresați-vă în primul rând hub-ului (datele lui de contact sunt în e-mailurile și pe paginile primite).
- Operatorul platformei ([de completat]) este PERSOANA ÎMPUTERNICITĂ a hub-ului pentru aceste date (art. 28 GDPR): le prelucrează doar pentru a furniza platforma, după instrucțiunile hub-ului.
- Operatorul platformei este OPERATOR pentru datele conturilor de utilizator (e-mail, nume, rol), jurnalul de autentificări și jurnalele tehnice necesare securității.
- Operatorul platformei este OPERATOR și pentru datele propriilor clienți (partenerii HubOS): datele firmei, persoanele cu acces la facturi (e-mail, nume, prenume, telefon), facturile platformei și plățile lor.
Datele operatorului platformei:
- Denumire: [de completat]
- Cod unic de înregistrare (CUI): [de completat]
- Nr. de ordine în Registrul Comerțului: [de completat]
- Sediu: [de completat]
- E-mail: [de completat]
Pentru protecția datelor: [de completat].
2. Ce date prelucrăm
| Persoane | Date |
|---|---|
| Utilizatori (personalul hub-ului, administratori) | e-mail, nume, telefon (opțional), rolul, hub-urile, istoricul autentificărilor, acțiunile făcute în aplicație (cine a creat sau modificat o înregistrare — văzute de administratorii hub-ului în Istoric operațiuni), ușile deschise de la distanță din aplicație sau cu un eKey |
| Persoanele partenerilor HubOS (clienții platformei) | e-mail, nume, prenume, telefon, partenerul pentru care au acces, istoricul autentificărilor; facturile platformei către partener și plata lor |
| Proprietari | nume, e-mail, telefon, adresa de domiciliu (pentru documentele de decontare emise în numele lor), unitățile deținute, prețul de achiziție și observații (dacă le introduce hub-ul), sejururile proprii, documentele de decontare emise în numele lor |
| Chiriași și oaspeți | nume, e-mail, telefon, perioada șederii, unitatea, chiria și plățile, garanția, indexurile contoarelor (cu poze, dacă le trimit), coduri de acces și istoricul ușilor (ce ușă au deschis sau au încercat să deschidă cu codul lor și când), mesajele primite; firma sau persoana pe care se facturează șederea (denumire, CUI/CNP, adresă) și facturile ori documentele de decontare emise; pentru contract: data nașterii, adresa, CNP/CUI, seria și numărul actului de identitate, semnătura desenată, adresa IP la semnare |
| Cei care rezervă pe site-ul de rezervări al unui partener | nume, e-mail, telefon, perioada, numărul de persoane, tipul de unitate, mesajul, limba |
| Cei care cer o ofertă | nume, e-mail, telefon, tipul de unitate și perioada dorite, bugetul, mesajul, limba; pentru o companie — denumirea și CUI |
| Persoane de curățenie și echipa de teren | nume, telefon, codul de ușă, curățeniile făcute, pozele încărcate, istoricul ușilor deschise cu codul lor |
| Furnizori (comenzi de lucru) | nume, meserie, telefon, e-mail, firma și CUI, comenzile primite, nota și costul declarat, pozele și factura încărcate, codul de ușă al fiecărei comenzi și istoricul ușilor deschise cu el |
Nu prelucrăm date despre carduri (le primește doar Stripe) și nu folosim datele pentru publicitate sau profilare.
3. De ce și pe ce temei
| Scop | Temei (art. 6 GDPR) |
|---|---|
| Administrarea ofertelor, rezervărilor și închirierilor, plăți, facturi, accesul în unitate, comunicarea cu chiriașii | executarea contractului sau demersuri înainte de încheierea lui — lit. b) |
| Facturarea abonamentului HubOS către parteneri și plata lui | executarea contractului cu partenerul — lit. b) / obligație legală — lit. c) |
| Facturare, evidență contabilă, înregistrarea contractelor la ANAF | obligație legală — lit. c) |
| Securitatea platformei, jurnalul autentificărilor și al ușilor, prevenirea fraudei, apărarea în litigii | interes legitim — lit. f) |
| Conturile utilizatorilor și funcționarea platformei | executarea contractului cu clientul — lit. b) / interes legitim — lit. f) |
CNP-ul se colectează doar pentru contractul de închiriere, cu garanțiile cerute de art. 4 din Legea nr. 190/2018: este vizibil doar în contract și persoanelor care administrează contractul, nu apare în rapoarte sau exporturi și se păstrează doar cât e nevoie pentru contract și obligațiile legale.
Unele acțiuni sunt automate (de exemplu, după plata primei luni și a garanției se generează codul de acces și se trimite mesajul de bun venit), dar nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra dumneavoastră în sensul art. 22 GDPR.
4. Cine primește datele
- Personalul hub-ului, fiecare după rolul lui (de exemplu, echipa de teren nu vede chiriile, iar persoanele cu rol de raportare văd numele mascate).
- Furnizorii care ne ajută să furnizăm platforma (subprocesatori) — lista completă, cu țara, locul unde această instalare găzduiește și stochează datele (serverul, baza de date, fișierele, copia de rezervă, e-mailul) și garanțiile pentru fiecare, este pe pagina Subprocesatori.
- Autoritățile, când legea ne obligă.
5. Transferuri în afara Spațiului Economic European
Unii furnizori sunt în afara SEE (de exemplu în SUA sau China). Transferurile se fac doar cu garanțiile din Capitolul V GDPR: decizia de adecvare pentru Cadrul UE–SUA privind protecția datelor (pentru furnizorii certificați) sau clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene, împreună cu o evaluare a impactului transferului. Pentru încuietori folosim platforma europeană TTLock, al cărei server API este în Frankfurt (UE); TTLock este însă o companie din China, țară fără decizie de adecvare, care poate accesa datele de la distanță: hub-ul care folosește încuietorile trebuie să aibă clauze contractuale standard și să limiteze datele (de exemplu, numele codului poate fi doar prenumele sau o referință).
6. Cât timp păstrăm datele
| Date | Durată |
|---|---|
| Date despre ședere, închiriere, plăți și oferte | cât timp hub-ul este clientul platformei, apoi se șterg sau se anonimizează, în afara celor pe care legea le cere păstrate |
| Registre și documente justificative contabile (facturi, chitanțe) | 5 ani de la 1 iulie a anului următor exercițiului (Legea nr. 82/1991, art. 25, modificată prin Legea nr. 36/2023); situațiile financiare anuale — 10 ani |
| Contracte semnate electronic | pe durata contractului și termenul de prescripție (de regulă 3 ani de la încetare) |
| Cereri de ofertă care nu au devenit închirieri | până când hub-ul le șterge; recomandăm cel mult 12 luni |
| Coduri de autentificare și de confirmare | expiră în 15 minute (codurile) sau 30 de zile (sesiunea) |
| Jurnalul autentificărilor și jurnalele tehnice | cât timp este necesar securității, pe durata contractului |
| Jurnalul de acces al ușilor (deschiderile și încercările înregistrate de încuietori, cu codul, cardul sau contul folosit) | doar dacă hub-ul îl păstrează: atâtea zile câte alege hub-ul (între 30 și 730; implicit 365), apoi se șterge automat |
7. Drepturile dumneavoastră
- acces la date și o copie a lor (art. 15)
- rectificare (art. 16) și ștergere (art. 17)
- restricționarea prelucrării (art. 18) și portabilitate (art. 20)
- opoziție la prelucrarea bazată pe interes legitim (art. 21)
- plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28–30, sector 1, București, www.dataprotection.ro
Pentru date despre o ședere, o închiriere sau o ofertă, scrieți hub-ului; noi îl ajutăm să răspundă. Pentru contul dumneavoastră de utilizator, scrieți-ne la [de completat]. Răspundem în cel mult o lună (art. 12 GDPR).
8. Cum protejăm datele
- Conexiuni criptate (HTTPS) și acces pe roluri: fiecare vede doar ce îi permite rolul, iar numele sunt mascate pentru cei care nu au nevoie de ele.
- Autentificare fără parolă, prin link sau cod de unică folosință trimis pe e-mail; codurile (de autentificare și de confirmare) sunt stocate doar ca amprentă criptografică, cu număr limitat de încercări.
- Cheile de acces la Stripe, NETOPIA, SmartBill, FGO, Oblio și TTLock se pot doar scrie, nu se mai afișează; fișierele sunt într-un spațiu de stocare privat, servite doar celor care au dreptul să le vadă.
- În cazul unei încălcări a securității datelor, anunțăm hub-ul fără întârzieri nejustificate, iar ANSPDCP în 72 de ore când suntem operator (art. 33 GDPR).